Qualità ISO 9001 con SharePoint

Gestisci i documenti per la Qualità ISO 9001 con SharePoint:

iso 9001 sharepoint Potrai revisionare e modificare i documenti aziendali con facilità

gestione qualità iso 9001 Avrai sempre a portata di mano la storicità dei tuoi documenti, come richiesto dall’ISO 9001

Avrai a disposizione un Team di Consulenti SharePoint che ti aiuteranno nella configurazione del sistema secondo le tue esigenze

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Gestisci la Qualità in Modo Efficiente

La normativa ISO 9001 e la gestione della qualità stanno diventando sempre più stringenti? Hai la necessità di uno strumento che ti permetta di organizzare, modificare ed archiviare i documenti aziendali?

Una piattaforma collaborativa, come SharePoint, che ti permette di creare, inserire, modificare, revisionare, archiviare e far approvare i documenti potrebbe essere la soluzione che stai cercando.

SharePoint è una soluzione integrata che offre un’unica piattaforma per la gestione di contenuti e documenti, collaborazione e funzionalità di workflow. Con tale piattaforma potrai ottenere una gestione documentale efficiente, come quella richiesta dalla normativa sulla Qualità.

Grazie alla sua flessibilità è possibile personalizzare le impostazioni di SharePoint in base alla struttura aziendale ed il nostro Team di Consulenti SharePoint, UX Designer e Programmatori ti aiuteranno a modellare i flussi della piattaforma in base ai tuoi processi aziendali.

Scegli la piattaforma perfetta per la gestione documenti per ISO 9001 della tua azienda ed un team di esperti che ti seguirà passo passo nell’esaudire ogni tua richiesta!

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Come puoi utilizzare SharePoint per Qualità ISO 9001

Scopri tutti i Vantaggi di un’ottima organizzazione dei documenti aziendali per la Qualità ISO 9001

Archiviare Documenti

Puoi inserire ed archiviare tutti i documenti di cui vuoi tenere traccia all’interno della piattaforma. Puoi anche risalire alle modifiche apportate ad un determinato documento, ripristinandole oppure mantenendole nella sua storicità.

Creare Nuovi Documenti

Con SharePoint puoi redigere nuovi documenti ed attribuire agli utenti, che accedono alla piattaforma, la possibilità di modificarli, visionarli e/o redigerne dei nuovi.

Modificare Documenti

SharePoint è una piattaforma collaborativa che ti permette di modificare personalmente o far modificare ad altri utenti i documenti che inserisci. Ogni utente ha la possibilità di vedere le modifiche effettuate ed in base ai ruoli attribuiti anche la possibilità di ripristinarle.

Profilare Utenti

SharePoint ti da la possibilità di profilare gli utenti in base alle azioni che possono compiere sui documenti (es. modificare, revisionare, visualizzare). Puoi personalizzare questa opzione adattandola ai flussi della tua azienda.

Cercare Documenti

La piattaforma, attraverso un sistema di ricerca interno, ti permette di ricercare con facilità il documento desiderato, anche se non è stato inserito in data recente. Una volta trovato il documento puoi avere la visibilità di tutte le modifiche effettuate in ordine cronologico e di tutti gli allegati al documento.

Giro Firma Documentale

SharePoint, in fase di approvazione di un documento, ti da la possibilità di effettuarne la stampa per poterlo firmare e successivamente re-inserire. Puoi inoltre attivare processi standardizzati di approvazione e/o raccolta firme, tracciando tutto l’iter approvativo.

SharePoint è uno strumento molto flessibile, questo permette al nostro Team di Consulenti SharePoint, UX Designer e Programmatori di adattarlo alla tua struttura aziendale ed in base alle tue esigenze.

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Redigi i Documenti Aziendali con SharePoint: un flusso strutturato ed efficiente

Creare nuovi documenti, revisionarli, modificarli, emetterli ed approvarli non è mai stato così semplice come con SharePoint.

Di sicuro è capitato anche a te che un documento avesse subito così tante modifiche da non sapere più quale è quella più recente o di non sapere chi l’ha fatta o peggio ancora di non poter ripristinare le versioni precedenti la modifica!

SharePoint ti aiuta a fare ordine: il nostro team di consulenti studieranno insieme a te il modello che più si adatta ai flussi e ai gruppi di lavoro della tua azienda.

Con il Team di Consulenti Microsoft SharePoint potrai attribuire ad ogni gruppo di lavoro/utente determinate azioni da compiere come ad esempio modificare il contenuto di un documento, revisionarlo, firmarlo o approvarlo.

Inoltre un sistema di email automatico informerà te e tutti gli interessati sul processo e lo stato di un determinato documento. Ad esempio se un tuo collaboratore ha il compito di revisionare un documento da te redatto gli arriverà un’email alert che lo avvertirà di effettuare la revisione.

Nel momento in cui ha finito la revisione del documento e te lo rinvierà, ti arriverà un’email alert che ti confermerà l’effettuata revisione, e così via per tutti i processi successivi, come approvazione, giro firma, emissione ed adozione di un documento.

La normativa ISO 9001 sulla qualità richiede che tutti i documenti storici in riferimento ad essa siano reperibili. SharePoint ti permette di storicizzare ed archiviare in ordine cronologico tutti i documenti aziendali e le loro modifiche, dandoti la possibilità attraverso un sistema di ricerca di trovare con facilità il documento in questione. L’immagine che abbiamo inserito sopra è un modello di flusso di revisione adattato e studiato per una specifica realtà di business.

Possiamo studiare ed implementare un modello di flusso capace di gestire tutta la tua attività documentale in materia di qualità e nel rispetto della normativa ISO 9001, tenendo conto delle esigenze aziendali.

Il nostro team di Consulenti Microsoft SharePoint è a disposizione per le tue esigenze di gestione documentale!

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Come può aiutarti SharePoint nella gestione dei documenti per la qualità?

Approfondisci l’argomento visionando le slide che i nostri consulenti SharePoint hanno preparato per te

Controllo della Qualità con Sharepoint from Sintra Consulting Srl

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Saremo felici di aiutarti, chiarire ogni tuo dubbio e trovare insieme la soluzione più adatta per la tua azienda

Emanuele Bucarelli

Consulente SharePoint

Il nostro obiettivo è migliorare la vita aziendale dei nostri clienti.

SharePoint ci permette tutto questo: ottimizzando l’organizzazione aziendale, snellendo i processi e riducendo tempi e costi delle attività.

Il Nostro Team di Consulenti, sviluppatori e Web Architect Sharepoint ti darà un supporto completo e professionale in tutte le fasi di implementazione, personalizzazione e manutenzione di Sharepoint!

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FAQ – Gestione Documentale per Qualità ISO 9001 con SharePoint

Perché SharePoint è considerato uno degli strumenti migliori per la gestione dei documenti per la qualità?SharePoint è leader mondiale nella gestione documentale. E’ prodotto da Microsoft, la società di sviluppo software più grande la mondo e si basa sui sistemi informatici potenti. E’ disponibile in versione “on premise”, ovvero installato presso la propria sede o “on line”. Nel secondo caso non è necessario sostenere alcun costo hardware né di installazione, ma è sufficiente pagare un piccolo costo mensile per utente.
In che modo la soluzione documentale proposta da Sintra Consulting e basata su SharePoint ci aiuta?La soluzione documentale di Sintra Consulting è focalizzata sulla gestione dei documenti per la qualità ed è creata all’interno del sistema SharePoint. Tale connubio permette di utilizzare una soluzione già pronta per la qualità senza rinunciare a tutte le comodità operative presenti in SharePoint. La soluzione Qualità SharePoint gestisce i documenti in tutte le fasi di lavoro e automatizza molti dei passaggi che stai facendo a mano. Questo sistema garantisce l’integrità dei documenti, che soltanto chi di dovere possa apportare modifiche e che queste siano tutte tracciate.
SharePoint conserva tutte le versioni dei documenti? SharePoint protegge i files da scritture indesiderate? Come posso aprire un documento della qualità creato in SharePoint?
Si, SharePoint è un sistema documentale che nativamente supporta:
- Gestione dei permessi sui files
- Conservazione dello storico delle modifiche (metadati + corpo del file)
- Integrazione automatica con Office
Questo significa che potrai continuare a lavorare in tutta tranquillità con Word sui documenti, avendo la certezza di tracciare tutte le modifiche apportate ed evitare che persone non autorizzate modifichino i documenti.
Con SharePoint posso gestire ed organizzare la documentazione che ricevo dalle amministrazioni e quelle che produco internamente, cioè documenti in entrata ed in uscita? In che modo?
Si, SharePoint è un sistema documentale e accetta qualunque tipo di documento. Nella fattispecie, la soluzione di gestione qualità permette la categorizzazione dei documenti soggetti allo standard ISO 9001 e quindi è possibile create tutte le categorie di documenti che si rendono necessarie. Inoltre ogni categoria ha un proprio progressivo di protocollo, staccato in automatico sui nuovi documenti.
E’ necessario un tecnico informatico che inserisca, crei e modifichi i documenti all’interno di SharePoint? Sono attività che possono svolgere facilmente tutti i dipendenti interessati?No, assolutamente. L’interfaccia SharePoint e la soluzione documentale per la Qualità Sintra Consulting è pensata per l’utente finale, che non necessariamente ha esperienza tecnica. Gli standard in termini di interfaccia utente di SharePoint rendono estremamente facile l’utilizzo per chiunque sappia usare un po’ office. Utilizzando l’interfaccia SharePoint rimarrai sorpreso di quanto sia facile e veloce la gestione documentale.
Con SharePoint posso apportare le modifiche nello stesso documento e averne traccia, oppure, ogni volta che modifico, devo creare un documento nuovo?Si, è proprio questo lo scopo del sistema di gestione qualità ISO 9001 di Sintra Consulting. Attraverso la nostra piattaforma la modifica ad un documento viene regolamentata e subisce un flusso di lavoro bene specifico. Una volta approvata la richiesta di modifica l’utente commissionato, e solo lui, potrà accedere al file e modificarlo. Tutte le modifiche fatte saranno tracciate. Al termine della revisione del documento sarà richiesta l’approvazione e in caso positivo il nuovo documento andrà in vigore. Questo è un caso semplice di iter approvativo. Ovviamente, tale percorso può essere configurato in maniera diversa a seconda delle esigenze dell’azienda.
Con SharePoint è possibile stabilire il dipendente che deve modificare il documento ed assegnare una scadenza? C’è un sistema automatico per comunicare e ricordare la modifica all’addetto? Fatta la modifica esiste un sistema automatico che lo comunichi al richiedente?Si, certamente. Il flusso approvativo regola anche questi aspetti. Alla richiesta di modifica viene indicata la scadenza desiderata per il task di revisione e su questa si basa il sistema di reminder di SharePoint. A seguito del completamento di ogni task del flusso di lavoro vengono notificati tutti gli interessati.
Per quanto riguarda l’archivio: esiste già uno spazio specifico o è necessario creare delle cartelle? I documenti da archiviare vanno automaticamente nell’archivio oppure è necessario spostarli manualmente?L’archiviazione dei documenti è gestita automaticamente da SharePoint. Tutti i documenti sono ricercabili in automatico tramite il potente motore di ricerca di SharePoint.
E’ possibile personalizzare le cartelle in base alle nostre esigenze aziendali?Si, certamente. La soluzione SharePoint costruita da Sintra si adatta alle esigenze aziendali. Possiamo aggiungere metadati ai documenti per renderli conformi alle esigenze.
La normativa per la certificazione ISO 9001 mi richiede di adottare uno strumento che permetta di gestire un documento in tutte le sue fasi: registrazione di protocollo, assegnazione, classificazione, fascicolazione, reperimento e conservazione di documenti informatici. SharePoint mi garantisce tutte queste operazioni?Si, la soluzione SharePoint ISO 9001 parte dall’assegnazione del protocollo sui nuovi documenti, classificando il documento in base alla tipologia e a tutti i metadati che servono per rappresentarlo.
SharePoint è uno strumento online? E se non ho internet come posso accedere?SharePoint è uno strumento che può essere installato presso la propria azienda (on-premise) o nella versione on-line. Nel primo caso, trovandosi dentro la rete aziendale, anche in caso di mancanza di internet risulta accessibile dall’interno dell’azienda. Nel caso di SharePoint online la connessione internet è necessaria.
SharePoint mi consente di garantire l’autenticità dei messaggi/documenti con la firma digitale?