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ALICE GIANI
Università degli studi di Siena, Master in Comunicazione d'Impresa
Anno Accademico 2009-2010
Candidato: Alice Giani
Relatore: Dott.ssa Barbara Ghirimoldi

Event Marketing Project: “1 MINUTE SITE” a Smau 2010

L’obiettivo di questa tesi, redatta in seguito ad un progetto di stage effettuato tra settembre e novembre 2010 presso Sintra Consulting s.r.l. (azienda di Arezzo operante nel settore Internet e Information technology), è quello di descrivere il procedimento di progettazione e messa in atto di una parte della campagna di comunicazione e lancio di 1 Minute Site, un prodotto realizzato dalla stessa Sintra Consulting.

1 Minute Site è un applicativo web based sviluppato da Sintra Consulting nel 2009 e lanciato sul mercato tra settembre e dicembre dello stesso anno. Si tratta di un CMS (acronimo di “sistema di gestione contenuti”), utilizzabile per la creazione di siti web direttamente online: non richiede particolari competenze informatiche, ma è studiato in modo specifico per permettere agli utenti di creare un sito web, personale o aziendale, in completa autonomia; il lancio sul mercato è avvenuto attraverso una campagna pubblicitaria test, quando il prodotto era ancora in fase beta.

Nel 2010 l'azienda ha sviluppato un'ulteriore strategia di promozione, partendo dal rinnovamento dell'applicativo interno, della grafica e quindi del sito web, per passare alla fase comunicativa vera e propria, sia on-line, attraverso newsletter, DEM, blog, socialnetwork, che off-line, organizzando workshop formativi e partecipando alla fiera Smau 2010 con un proprio stand. Dal lato marketing sono state anche pensate offerte promozionali specifiche per la fiera, ma anche per i periodi successivi, con programmi di affiliazione e possibilità di diventare rivenditori.

Sintra Consulting ha partecipato con 1 Minute Site a Smau 2010, fiera leader per il settore delle tecnolgie dell'informazione e comunicazione (ICT) che si è svolta a Milano, dal 20 al 22 ottobre 2010. La fiera ha raggiunto la sua 47a edizione, inserendosi in uno scenario economico che necessita di rilancio, di innovazioni e di collaborazioni. Smau Milano rappresenta tutt'ora un momento fondamentale per le imprese italiane di ogni dimensione che cercano di sviluppare strategie di comunicazione e prodotti nuovi e, come ogni altra fiera, è anche la piattaforma ideale dove conoscere le novità del mercato, approfondire le possibilità offerte dalle nuove tecnologie e incontrare fornitori, imprese e pubbliche amministrazioni.

Per 1 Minute Site e per Sintra Consulting, la partecipazione alla fiera rientra in un piano strategico ampio che comprende anche l'organizzazione di workshop formativi in diverse città italiane, pensati per approfondire l'uso del prodotto e i benifici che possono derivare in termini commerciali da forme di partenariato con l'azienda. Molti dei mezzi di comunicazione usati da supporto durante la fiera (brochure, banner, manifesti) sono stati pensati anche per essere usati in quelle occasioni.

Il nuovo piano promozionale vede dunque l'uso integrato di strumenti di comunicazione on-line, caratteristici del settore in cui l'azienda opera (è principlamente una web agency) e off-line, con la partecipazione alla fiera, momento che include una serie di possibilità che solo un evento aziendale del genere può offrire. L'integrazione di strumenti on-line e off-line permette di raggiungere target diversi e di comunicare in modo più ampio il prodotto, oltre che far collaborare i diversi settori dell'azienda e il management. In ogni caso, la comunicazione on-line non ha mai sostituito quella off-line; si è cercato di sfruttare tutti i mezzi per raggiungere gli obiettivi di marketing prefissati e per coinvolgere il pubblico della fiera, visitatori e altri espositori.

Il periodo pre-fiera ha richiesto una fase preparatoria di redazione del materiale promozionale cartaceo che è stato utilizzato prevalentemente sul posto. Contemporaneamente è stata intrapresa una campagna comunicativa on-line, fondamentale per raggiungere il target di riferimento. Anche la fase post-fiera vedrà l'integrazione dei diversi mezzi di comunicazione, soprattutto perchè 1 Minute Site è un applicativo utilizzabile solo dal web. Per raggiungere i potenziali clienti e/o collaboratori conosciuti durante la fiera è già iniziata un'attività di follow-up specifica e recall, accompagnata da ulteriori promozioni e offerte commerciali.

L'elaborato, pertanto, tratterà le diverse fasi dell'organizzazione di eventi aziendali, le caratteristiche generali di una fiera come lo Smau, e in particolare il caso di 1 Minute Site “in fiera”, fase di cui mi sono occupata personalmente durante lo stage, collaborando con il management e con lo staff marketing e comunicazione.
Nel testo ho analizzato gli obiettivi posti, gli strumenti utilizzati, i risultati attesi e quelli ottenuti nel primo periodo a seguito della fiera stessa.
Ulteriori valutazioni rimangono tutt'ora un work in progess.

Alla luce dei risultati ottenuti e di come si è svolta la partecipazione a Smau, posso affermare di essere molto soddisfatta dell'esperienza fatta e di come è stato portato avanti il lavoro. Grazie al sostegno, all'aiuto e alla fiducia che il team di Sintra mi ha dimostrato, permettendomi di lavorare in autonomia, ma mantenendo una costante supervisione sulla mia attività, sono riuscita a mantenere sotto controllo le richieste esterne, le necessità interne e il coordinamento tra le figure coinvolte.

E' stato possibile rispettare i tempi di lavoro previsti, grazie soprattutto alla puntualità e alla professionalità di tutto lo staff, che si è trovato a lavorare ad un progetto nuovo come la partecipazione ad una fiera. Il rinnovamento di 1 Minute Site era già stato previsto ed iniziato da tempo, ma la scadenza della fiera e la necessità di arrivare a Milano con l'applicativo ottimizzato e con i materiali di comunicazione in linea con il progetto, hanno richiesto il rispetto di alcuni tempi non previsti in precedenza. Quello che mi ha più colpito nei due mesi di preparazione dell'evento, è stato il forte entusiasmo di tutti, la professionalità, la disponibilità e la capacità di lavorare in team e la flessibilità.

Ho percepito il coinvolgimento verso un progetto unico e la voglia di raggiungere insieme gli obiettivi stabiliti. Per me è stata l'occasione per conoscere più da vicino un settore nuovo come quello della creazione di siti internet e del lavoro di una web-agency, finora conosciuto soltanto dal punto di vista teorico e di utente. E' stato determinante poter applicare le conoscenze teoriche nell'ambito della organizzazione di eventi aziendali passando attraverso un settore poco conosciuto: posso dire di aver appreso conoscenze nuove in entrambi i settori, lavorando per un unico progetto.
Comunicare l'impresa e il prodotto sono stati gli obiettivi; l'evento è stato lo strumento, ma la collaborazione, la comunicazione interna e la professionalità delle persone, a mio avviso, è stato uno dei fattori determinanti per la buona riuscita del progetto.

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