La Wiki nella tua Azienda: il caso Sintra Consulting s.r.l.
Nell’era del web 2.0 applicazioni sempre più partecipative ed user friendly accompagnano le aziende verso una revisione radicale dei modelli organizzativi e dei rapporti con il mondo esterno. Condivisione della conoscenza, partecipazione, coinvolgimento nei processi aziendali, diventano così le linee guida di un nuovo modello di produzione ed organizzazione aziendale che Andrew Mc Afee, docente alla Harvard Business School, ha definito come “enterprise 2.0”.
Al centro di tutto vi sono ancora una volta gli utenti della rete, in questo caso professionisti, produttori e consumatori di dati ed informazioni aziendali, i quali si trovano coinvolti in un processo di crescente coinvolgimento nella vita stessa dell’organizzazione.
Se fino ad oggi, infatti, la rete aveva per lo più interessato i canali della comunicazione aziendale (e-mail, instant messaging), le piattaforme web 2.0 ne hanno rivoluzionato il
workflow dando forte impulso alla cooperazione creativa, all’ascolto dei clienti, alla riduzione dei costi ed alla capitalizzazione della conoscenza.
La corporate wiki
Tra le tecnologie e gli strumenti di collaborazione che si stanno affermando in ambito aziendale, riveste un ruolo particolarmente interessante la
corporate wiki. Declinazione business-oriented della più conosciuta Wikipedia, le wiki aziendali rappresentano per team e gruppi di lavoro un modo alternativo di elaborare, modificare e pubblicare collettivamente contenuti e documenti, servendosi di un semplice browser. Come suggerisce la loro stessa denominazione, che in lingua hawaiiana significa “rapido”, le applicazioni wiki sono principalmente caratterizzate dalla velocità con cui vengono svolte attività di setup e di editing. Piattaforma open source, la wiki può essere pensata come un sito web, una sorta di lavagna bianca ideale per raccogliere idee ed opinioni di un numero potenzialmente infinito di utenti. Non necessitando di alcuna architettura tecnica, le wiki consentono una modifica dei contenuti aperta e libera, archiviabile sotto forma di cronologia. In ambito aziendale esse rispondono essenzialmente a due funzioni: possono essere utilizzate come ambienti di collaborazione orientati ad una comunicazione con il proprio pubblico o come intranet. Nel primo caso tali applicazioni offrono vantaggi in termini di assistenza ai clienti e customer satisfaction in quanto vengono impiegate come contenitori dinamici di documentazione tecnica e manualistica; mentre nel secondo caso il loro utilizzo è maggiormente legato alla collaborazione tra gli utenti di un’organizzazione, diventando così un content management system semplificato ed efficace. Ecco quindi che tra i vantaggi offerti della corporate wiki troviamo:
- condivisione della conoscenza;
- partecipazione;
- coinvolgimento nei processi aziendali;
- linee guida per un nuovo modello di produzione ed organizzazione.
Le principali caratteristiche della corporate wiki
Le principali caratteristiche delle applicazioni wiki sono:
- architettura partecipativa: la wiki consente la creazione di un network all’interno del quale non esistono gerarchie, ma vengono favoriti la cooperazione tra gli utenti e la co-creazione dei contenuti;
- struttura semplice dei permessi: spesso l’interazione con una wiki aziendale richiede una semplice registrazione. Ad alcuni utenti può essere tuttavia concesso il privilegio di rivestire il ruolo di amministratore avente funzioni di supervisione e gestione del sito;
- facilità di utilizzo: per inserire contenuti non si richiedono competenze tecniche specifiche in quanto un sito wiki può essere visualizzato con un comune web browser e gestito come un semplice elaboratore di testi;
- aggiornamento costante ed in tempo reale: per svolgere al meglio la propria funzione, una wiki deve essere aggiornata con frequenza. Gli aggiornamenti ai contenuti, una volta salvati, risultano immediatamente visibili, salvo la presenza di particolari restrizioni, a tutti gli utenti del network. La struttura di una wiki prevede anche una cronologia delle modifiche dalla quale è possibile ripristinare la situazione antecedente alla modifica stessa e, in alcuni casi, dei meccanismi di notifica, che possono essere attivati dagli utenti per essere avvertiti di eventuali cambiamenti ai contenuti;
- monitoraggio non intrusivo e soft security: per permettere a tutte le persone di contribuire attivamente alla realizzazione della wiki, è necessario allestire un meccanismo di controllo che ne assicuri uno sviluppo ottimale. A tal proposito, è stato coniato il termine "soft security" per definire un sistema di controllo non intrusivo, non accentratore e non rigidamente programmato ma, al contempo, capace di rendere la wiki una fonte di conoscenza sicura.
La wiki di Sintra Consulting
Un esempio senza dubbio interessante di corporate wiki è rappresentato dalla wiki di Sintra Consulting, diventata in breve tempo parte integrante dei processi aziendali, fonte di valore per l’integrazione e la cooperazione tra i collaboratori dell’azienda stessa. Sebbene l’azienda abbia implementato un sistema in parte accessibile a navigatori esterni come stakeholder e clienti, la parte più consistente dell’applicazione resta comunque di indirizzo interno e viene impiegata per la collaborazione tra gli sviluppatori ed i vari reparti aziendali. Obiettivo della sua realizzazione era infatti quello di creare un ambiente, un’enciclopedia di conoscenze, in continua evoluzione all’interno della quale non fosse solo possibile inserire attività e progetti, ma anche un’area formazione in cui gli utenti potessero condividere il loro sapere per la risoluzione di problemi e l’implementazione di nuove strategie. La corporate wiki di Sintra Consulting si è così rivelata un supporto indispensabile nei seguenti ambiti:
- sviluppo software ed applicativi: la corporate wiki viene utilizzata come repository per documentazione tecnica e per qualsiasi altro documento inerente lo sviluppo di un progetto, dal suo stato di avanzamento alle attività da svolgere;
- e-learnig: in questo caso l’applicazione è impiegata come repository dove conservare materiale per l’apprendimento, segnalare interessanti risorse da consultare oppure dove indicare eventi e progetti formativi da organizzare;
- project management: vengono inseriti all’interno della wiki appunti sui progetti, informazioni sui clienti e status report;
- informazioni generali e knowledge management: in questo ambito la wiki viene utilizzata come contenitore per le informazioni riguardanti l’azienda, le sue risorse umane, i suoi valori, le linee guide e gli obiettivi da seguire.
Conclusioni
Efficace strumento di comunicazione interna ma non solo: la corporate wiki rappresenta per le aziende un’ opportunità per creare valore, un valore che nasce dalla condivisione delle conoscenza, dalla collaborazione delle risorse interne, dalla forza del capitale umano. Le corporate wiki risultano essere infatti ottimi strumenti anche per la gestione del clima aziendale e per il rafforzamento della motivazione, della reputazione e del senso di appartenenza di ogni singolo dipendente. Un altro vantaggio che deriva dall’impiego di corporate wiki risiede inoltre nella possibilità di accedere, all’interno di un unico ambiente, a numerosi dati ed informazioni che, una volta condivise, diminuiscono le complessità delle relazioni. Infine tali applicazioni sono anche utili in quanto non migliorano solo il lavoro del singolo dipendente ma contribuiscono in modo attivo a far sì che l’impresa raggiunga meglio i propri obiettivi grazie al miglioramento e snellimento dei processi aziendali ed all’aumento di efficienza nella collaborazione tra le persone.
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